Jeśli firma zdecyduje się zautomatyzować procedury dotyczące obiegu informacji, musi się liczyć z tym, że staje przed wieloma wyzwaniami. Wdrożenie systemów klasy ECM (Enterprise Content Management) - do zarządzania treścią informacji (patrz: ramka) lub prostszych, jak DDM (Document Data Management) - do zarządzania danymi elektronicznymi, jest znaczącą inwestycją. Projekty tego typu wymagają opracowania nowej strategii działania przedsiębiorstwa. Systemy IT przestają być wówczas wyłącznie wyzwaniem dla informatyków, a stają się zadaniem dla menedżerów. Przedstawiciele firm informatycznych twierdzą, że choć wdrożenie systemów ECM\DDM może nastręczać trudności, coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na ten krok. Bez efektywnego zarządzania dokumentami, bez sukcesywnego usprawniania przepływu informacji, nie można efektywnie działać w biznesie. Filozofia ta jest szczególnie bliska firmom, które mają systemy wspomagające zarządzanie (klasy ERP) lub oprogramowanie księgowo-finansowe, generujące wiele informacji i dokumentów.

- Według analiz, zaledwie 20 proc. danych w przedsiębiorstwach to dane operacyjne zapisane w postaci liczb - wyjaśnia Bożena Skibicka, prezes firmy MIS. - Pozostałe 80 proc. danych to różne inne dokumenty - w tym faktury, zamówienia, umowy, opisy stanowisk, projekty kampanii reklamowych, pomysły usprawnień czy zmian organizacyjnych. O ile w większości dobrze zarządzanych przedsiębiorstw pierwszy obszar jest zazwyczaj zinformatyzowany, o tyle drugi mógłby być bardziej efektywny.


Skoroszyty do lamusa


Poza potrzebą poprawienia efektywności, na wdrożenie systemów zarządzania dokumentami decydują się firmy, które mają duże ilości informacji, zwłaszcza dokumentów wymagających archiwizacji. Do archiwizacji obliguje je prawo. Chodzi tu nie tylko o firmy sektora finansowego i telekomunikacyjnego.

- Dla firm z segmentu użyteczności publicznej, takich jak dostawcy energii lub wody, informacja jest jednym z kluczowych elementów działalności - mówi Wojciech Bartoszek, konsultant w spółce Euroscript Polska. - Firmy te generują dużo rachunków, billingów i muszą się rozliczać z regulatorami. Niewłaściwe zarządzanie dokumentami, a w efekcie trudności z dotarciem do potrzebnych informacji, przysporzą przedsiębiorstwom kłopotów.