Przed wdrożeniem systemu klasy ERP

W Slovnaft Polska niedługo po powstaniu firmy zdano sobie sprawę z konieczności zastosowania zintegrowanych narzędzi informatycznych i zastąpienia nimi systemów rozproszonych, które obsługiwały m.in. sprzedaż hurtową, detaliczną, finanse i sprawozdawczość. Brak integracji wykorzystywanych wtedy rozwiązań uniemożliwiał współpracę między nimi. Dane wprowadzane były wielokrotnie, a więc wiele czasu zajmowało sprawdzanie ich poprawności oraz wyszukiwane i eliminacja błędów. Brakowało interfejsów usprawniających pracę, a sprawozdawczość zarządcza stała się zadaniem bardzo czasochłonnym, ponieważ raporty tworzono ad hoc w arkuszach kalkulacyjnych.

Zarząd korporacji, chcąc przyspieszyć rozliczenia miesięczne i znormalizować raporty, zaostrzył warunki współpracy, w wyniku czego Slovnaft Polska, aby sprostać oczekiwaniom centrali w Bratysławie, postanowił zakupić zintegrowany system wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem. Ponadto, w obliczu dynamicznego wzrostu hurtowej sprzedaży paliw, rozproszony system nie byłby w stanie obsłużyć szybko rosnącej liczby transakcji.

Czas na nowy system

W maju 2002 r. podpisano umowę z firmą IFS - dostawcą zintegrowanego systemu klasy ERP wspomagającego zarządzanie - IFS Applications. Był to w zasadzie początek implementacji nowej technologii informatycznej w Slovnaft Polska - wdrożenia, przebiegającego zgodnie z metodologią firmy IFS. Zasadnicze wdrożenie IFS Applications nastąpiło na początku 2003 roku i objęło następujące moduły: IFS Finanse, IFS Dystrybucję, IFS Produkcję, IFS Zarządzanie Dokumentacją oraz CRM. Równocześnie nastąpiła integracja wszystkich obszarów działania firmy. Uporządkowano rachunkowość zarządczą, rozpoczęto jednokrotne wprowadzanie danych do systemu w miejscu ich powstawania oraz automatyczne rozliczanie kosztów i kontrolę przepływów finansowych. Slovanft Polska zaczął tym samym odczuwać korzyści, jakie można osiągnąć dzięki zbudowaniu jednolitej bazy danych dla całego przedsiębiorstwa.

Najważniejszy jest Klient

Warunki panujące na rynku zmieniają się, procesy gospodarcze przyspieszają, rosną wymagania klientów. Z upływem czasu, stosowany w firmie Slovnaft Polska system komunikacji z klientami zaczynał być coraz bardziej uciążliwy. Problem polegał na tym, iż większość wymaganych informacji mogła być udzielana klientom tylko poza systemem informatycznym. Zajmował się tym zespół wyznaczonych pracowników, kontaktujących się z klientami drogą telefoniczną i faksową. W ostatnich latach przeprowadzono reorganizację działalności firmy. Zrezygnowano ze sprzedaży detalicznej, skupiając się na obrocie hurtowym oraz rozwoju sieci partnerskich stacji paliw sprzedających wysokiej jakości paliwa uszlachetnione.