Zarząd J.W. Construction Holding S.A. oraz właściciel firmy - Józef Wojciechowski 4 lata temu zdecydowali, że przedsiębiorstwo jest na tyle duże, że potrzebuje zintegrowanego systemu informatycznego (ZSI).

ZSI miał spełnić 4 podstawowe zadania: zapewnić kontrolę nad rentownością inwestycji na każdym etapie jej planowania i realizacji; podnieść standard obsługi klienta (przez szybki dostęp do informacji w zakresie oferty sprzedaży jak i obsługi posprzedażnej); usprawnić procesy logistyczne wspomagające działalność budowlaną i produkcyjną; zoptymalizować obsługę finansowo-księgową firmy.

Dla realizacji tych celów w roku 2003 została wykonana analiza przedwdrożeniowa, po której zdecydowano się na zakup i wdrożenie kilku systemów: mySAP.com ERP, Pivotal CRM oraz Contact Center Interactive Intelligence.

Firma rozważała zakup systemu wspomagającego obsługę klienta (CRM) marki SAP, ale stwierdzono, że funkcjonalności tego narzędzia nie pasują tak dobrze do potrzeb firmy, jak oferowane przez firmę kanadyjską Pivotal (jej oddział ma biuro w Warszawie).

JWC wdrożyło 7 modułów systemu mySAP.com: FI - rachunkowość finansowa, CO - kontroling; FI-AA - zarządzanie majątkiem trwałym, MM - gospodarka materiałowa i zaopatrzenie, SD - sprzedaż i dystrybucja, PS - zarządzanie projektami, HR - zarządzanie kadrami.

Jako pierwsze zostały uruchomione moduły wspierające obsługę procesów finansowo-księgowych, controllingowych, gospodarki magazynowej oraz fakturowania sprzedaży. W dalszej kolejności został uruchomiony moduł PS do zarządzania projektami oraz HR wspierający proces administracji kadrami oraz płac.

W dziale handlowym w systemie Pivotal wdrożono m.in. bazę klientów i kontrahentów dostępną dla wszystkich użytkowników systemu oraz katalog mieszkań. Rozbudowano system między innymi o funkcję kolejkowania rezerwacji nieruchomości przez handlowców.

Równolegle do prac wdrożeniowych trwały prace nad stworzeniem bezpiecznej infrastruktury technicznej i organizacyjnej. Dokonano znaczącej modernizacji sprzętu komputerowego, zbudowano sieć rozległą transmisji danych łączących główne oddziały firmy, biura handlowe, hotele i budowy. Powołano specjalny zespól administratorów dedykowany do utrzymania danych w systemach informatycznych.

Uzupełnieniem działań było zawarcie umowy na świadczenie usług outsourcingowych, która obejmuje utrzymanie serwerów w specjalnie przystosowanym centrum obliczeniowym spełniającym rygorystyczne wymogi bezpieczeństwa.