Systemy informatyczne dostarczają narzędzi, które eliminują dokumenty papierowe z procesu zakupów. Wszystkie dokumenty wprowadzane przez użytkowników znajdują się w komputerowych bazach danych, dając innym dostęp do nich w celu np. uzupełniania, autoryzacji czy archiwizowania. Jednym ze składników systemów wspierających proces zakupów jest moduł dostawcy, który ułatwia współpracę oraz umożliwia przejrzystą i usystematyzowaną wymianę transakcji między nabywcą a dostawcami w bezpiecznym, samoobsługowym środowisku internetowym. Dostawcy mają w nim dostęp do aktualnych informacji w czasie rzeczywistym, dzięki czemu nie muszą telefonować, wysyłać faksów ani e-maili. Mogą przeglądać swoje zamówienia zakupu, wnioski o wprowadzenie zmian, powiadomienia o wysyłce, płatności oraz dane profilu. Dostawcy mogą szybko reagować na najważniejsze zdarzenia w procesach zakupów i planowania.

Nabywca natomiast nie musi odpowiadać na rutynowe zapytania dostawców, co pozwala mu skoncentrować się na innych rejonach działalności. Poza tym znając rodzaj zakupów oraz oczekiwany harmonogram dostaw, firma zamawiająca towary ma znacznie mocniejszą pozycję negocjacyjną. W celu podpisania nowego kontraktu lub renegocjacji istniejącego - szuka na rynku potencjalnych partnerów i do nich wysyła prośbę o przesłanie ofert.

- Oprogramowanie ma przykładowo funkcjonalność równoległego opiniowania i zatwierdzania dokumentu przez wielu użytkowników - przekonuje Jarosław Karski. - Dzięki temu kontrakt może być jednocześnie weryfikowany przez dział prawny, finansowy, zakupów i inne, co znacznie skraca czas ustalania treści dokumentu i negocjacji umowy oraz pozwala uniknąć ryzyka konieczności podjęcia współpracy w sytuacji, gdy umowa jeszcze nie jest podpisana, a więc interesy firmy nie są odpowiednio chronione.