PARTNER PORTALU partner portalu wnp.pl
Menu

wnp.pl - portal gospodarczy

Szukaj

Zarządzanie dokumentami - jak to zrobić?

Autor: Adam Brzozowski
07-11-2007 00:00 |  aktualizacja: 04-02-2008 09:51
Zarządzanie dokumentami - jak to zrobić?

Systemy klasy ECM (Enterprise Content Management) do zarządzania dokumentami są coraz powszechniej stosowane w firmach. Jednak system, czyli oprogramowanie ECM, to tylko "serce" kompleksowego projektu IT. Aby je wdrożyć, potrzeba innych elementów, przeważnie sprzętu, który pozwoli ogarnąć chaos związany z rosnącymi terabajtami danych.

Zalew rosnącymi stertami dokumentów oraz danych w systemach informatycznych to główny powód zainteresowania narzędziami ECM. Potwierdza to Szymon Malecki, prezes Euroscript Polska, firmy oferującej specjalistyczne aplikacje.
- Zainteresowani klienci wdrażają systemy na dwa sposoby. Jedni wybierają rozwiązania kompleksowe. Chcą, by dostawca zainstalował sprzęt i oprogramowanie. Inni sprzęt organizują we własnym zakresie, na przykład wykorzystując już posiadany. Najwięcej ofert dostajemy jednak na sam system, czyli oprogramowanie. Często dochodzi zamówienie na analizy procesów biznesowych i potrzeb przedsiębiorstwa - informuje Malecki.

Cyfrowa przemiana

Najwięksi dostawy systemów do zarządzania dokumentami na świecie, jak IBM, EMC i HP, poza oprogramowaniem posiadają także sprzęt. Ich oferta jest więc najbardziej kompleksowa. Euroscript, jako firma doradcza i wdrożeniowa, oferuje wyłącznie rozwiązania oparte na systemach, ale ma sieć partnerów, którzy dostarczą odbiorcy także wymagany sprzęt. Poza tym firma może dokonać parametryzacji posiadanego sprzętu. Sprzęt jest zaś równie znaczący w inwestycji w ECM, jak software.

Najważniejsze elementy systemu

Kompleksowe rozwiązanie oparte na systemie klasy ECM zwykle rozpoczyna się od etapu digitalizacji dokumentów. W tym procesie uczestniczą m.in. urządzenia skanujące i oprogramowanie OCR. Samym "sercem" rozwiązania jest natomiast centralne repozytorium treści i zespół funkcjonalności służących do automatyzacji procesów biznesowych z nimi związanych - podkreśla Malecki.

Kolejnym elementem rozwiązania są serwery i stacje robocze. Wybór sprzętu zależy od potrzeb firmy, od tego, czy na przykład zarządzanie dokumentami będzie scentralizowane czy rozproszone w kilku lokalizacjach (1 serwer lub serwery lokalne).

Inną częścią sprzętową projektu ECM są pamięci masowe (storage), na których archiwizowane są dane. Aby można było zarządzać archiwami, wykorzystywana jest ważna funkcjonalność systemów klasy ECM - tzw. zarządzanie rekordami (records managament).

Steruje ona rozwiązaniem w zakresie polityki przechowywania danych odpowiadając na pytanie: jak długo dane mają być przechowywane. W zależności od rodzaju dokumentów, będzie to np. 3 lub 5 lat wymaganych przepisami prawa. W tym czasie dane spoczywają na nośnikach i są backup'owane.

KOMENTARZE (0)

Artykuł nie posiada jeszcze komentarzy! Twój może być pierwszy. Wypowiedz się!



SUBSKRYBUJ WNP.PL

NEWSLETTER

Najważniejsze informacje portalu wnp.pl prosto do Twojej skrzynki pocztowej

Wnp.pl: polub nas na Facebooku


Wnp.pl: dołącz do nas na Google+


44 506 ofert w bazie

POLECANE OFERTY

1 048 524 ofert w bazie

POLECANE OFERTY

5 763 ofert w bazie

2 782 331 ofert w bazie


397 664 ofert w bazie

GORĄCE KOMUNIKATY

Wyszukiwanie zaawansowane
  • parking
  • bankiet
  • catering
  • spa
  • klub
  • usługi
  • rekreacja
  • restauracja
467 ofert w bazie

POLECAMY W SERWISACH GRUPY PTWP