Menu

wnp.pl - portal gospodarczy

Szukaj

Zarządzanie: skan zamiast papieru

Autor: Adam Brzozowski
03-04-2007 00:00
Zarządzanie: skan zamiast papieru

Przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na stworzenie elektronicznego obiegu dokumentów, aby nie utonąć pod tonami faktur, reklamacji, listów czy raportów finansowych. W dużych organizacjach człowiek nie jest w stanie ogarnąć chaosu informacyjnego i dróg obiegu dokumentów w poszczególnych procesach biznesowych.

Obieg elektroniczny porządkuje wszelkie procesy związane z obiegiem informacji oraz umożliwia łatwiejsze dotarcie do poszukiwanych danych, także przez wiele osób jednocześnie - tłumaczy Piotr Cholewa, prezes firmy Archidoc.
- Rozwiązanie dostarcza szczegółowych informacji dotyczących wykorzystania każdego z dokumentów, np. terminu dostępu do niego przez poszczególnych użytkowników czy celu, do którego został użyty. Dzięki funkcji zarządzania procesami i obiegiem dokumentów, pozwala na pełną kontrolę przebiegu i statusu poszczególnych zadań, badanie efektywności zaangażowanych w nie pracowników oraz dotrzymanie terminów ich realizacji.

Elektroniczny obieg dokumentów to także lepsza ochrona informacji. Dokumenty zorganizowane w systemie in formatycznym są zabezpieczone przed zgubieniem, dostępem niepowołanych osób czy zwykłym zapomnieniem, co oznaczałoby nieterminowe wykonanie zaplanowanego zadania.


Automatyczne sortowanie


Dzięki zastosowaniu elektronicznego obiegu dokumentów, dane i zadania przekazywane są od jednego uczestnika procesu do następnego w sposób całkowicie zautomatyzowany i według zdefiniowanych wcześniej procedur.

Obieg dokumentów to nie tylko system IT. Najpierw dokument musi trafić do przedsiębiorstwa i jednocześnie do systemu. Jego wersja oryginalna, papierowa zostaje zeskanowana, a informacja o powstałej kopii elektronicznej jest zapisywana w systemie. Dokumenty trafiające do firmy faksem lub pocztą elektroniczną są zapisywane przez specjalne serwery i trafiają do obiegu.

- Podczas etapu obróbki dokumentów można zastosować technologię OCR, która automatyzuje i przyspiesza opisywanie i indeksowanie dokumentów. Są również dostępne systemy, umożliwiające sortowanie korespondencji przychodzącej, które rozpoznają wcześniej określone wzorce dokumentów np. faktur lub reklamacji. Oba rozwiązania stosuje się tylko w przypadku dokumentacji masowej - tłumaczy Piotr Cholewa.

I dodaje, że oprogramowanie, wykorzystywane podczas skanowania, jest uzależnione od typu dokumentu - czy ma on charakter masowy czy jednostkowy. Generalnie rzecz biorąc, w tym obszarze są stosowane systemy OCR, rozpoznające pismo maszynowe i umożliwiające zamianę zeskanowanego obrazu dokumentu na format tekstowy. Ich zastosowanie pozwala na wyeliminowanie błędów popełnianych przez człowieka i weryfikację danych z dokumentu z danymi posiadanymi np. w systemie ERP.

KOMENTARZE (0)

Artykuł nie posiada jeszcze komentarzy! Twój może być pierwszy. Wypowiedz się!



SUBSKRYBUJ WNP.PL

NEWSLETTER

Najważniejsze informacje portalu wnp.pl prosto do Twojej skrzynki pocztowej

Wnp.pl: polub nas na Facebooku


Wnp.pl: dołącz do nas na Google+


43 894 ofert w bazie

POLECANE OFERTY

1 048 524 ofert w bazie

POLECANE OFERTY

5 763 ofert w bazie

2 782 331 ofert w bazie


397 664 ofert w bazie

GORĄCE KOMUNIKATY

Wyszukiwanie zaawansowane
  • parking
  • bankiet
  • catering
  • spa
  • klub
  • usługi
  • rekreacja
  • restauracja
467 ofert w bazie

POLECAMY W SERWISACH GRUPY PTWP