Materiał wydrukowany z portalu www.wnp.pl. © Polskie Towarzystwo Wspierania Przedsiębiorczości 1997-2021

Firmy przechodzą na umowy online. Wystarczą 72 godziny, by wdrożyć system

Autor: PSZ
Dodano: 29-05-2020 08:41

Pandemia COVID-19 uświadomiła wielu firmom i instytucjom, że mimo istniejących już możliwości technologicznych i prawnych ich działanie niepotrzebnie oparte jest o zawieranie umów na piśmie i obrót dokumentami papierowymi. Tracą na tym pieniądze, czas i możliwości dotarcia do klienta. Procesy te można jednak szybko zdigitalizować, co właśnie obserwujemy w wielu sektorach gospodarki.

Koronawirus ma znaczący wpływ na wiele branż, w tym np. na podmioty z sektora usług e-commerce, finansowych i telekomunikacyjnych. Znalazły się one przed koniecznością ograniczania bezpośredniego kontaktu z klientami.

Tymczasem procedury zawierania umów a także obiegu i archiwizowania dokumentów w wielu przedsiębiorstwach opierały się dotychczas o papier. Jest to jednak zwykle nieefektywne kosztowo i organizacyjnie, tym bardziej, że korzystanie z elektronicznej formy podpisywania umów jest od blisko 4 lat dopuszczalne przez prawo polskie i unijne.

Sytuacja jednak właśnie szybko się zmienia. - Digitalizacja gwałtownie postępuje w wielu branżach, które obserwujemy. Nie ma już pytań, czy to robimy, tylko kiedy to robimy - mówi Bartłomiej Majchrzak, członek zarządu LawBiz Technology, który w aplikacji Umownik dostarcza rozwiązania do podpisu elektronicznego i zawierania umów na odległość, bez używania papieru.

Czytaj także: Umownik w nowej odsłonie. Jest łatwiej i szybciej

W obliczu epidemii wiele podmiotów dochodzi do przekonania, że odejście od formy papierowej jest nieuniknione. Tym bardziej, że obserwują działania przedsiębiorców konkurencyjnych, którzy dzięki decyzji o digitalizacji umów przed wybuchem zarazy lepiej poradzili sobie w czasie największego lockdownu i mają szansę suchą stopą przejść przed nadciągający kryzys.

Przykładem jest choćby największy dostawca gazu na polskim rynku - Polskie Górnictwo Naftowe i Gazownictwo - które od dłuższego czasu oferuje już możliwość zawierania umów przez internet bez pośrednictwa kuriera i formy papierowej.

By podpisać umowę, wystarczy założyć konto w eBOK PGNiG. Potwierdzenie tożsamości stanowi przesłany przy tej okazji skan albo zdjęcie dowodu osobistego lub innego dokumentu, który zawiera imię, nazwisko i PESEL. Firma zapewnia przy tym, że obraz zostanie zniszczony zaraz po identyfikacji danych posiadacza konta.

Innym przykładem może być Collegium da Vinci w Poznaniu - jedna z najstarszych niepublicznych uczelni w Wielkopolsce. - Dzięki aplikacji do zawierania umów online prowadziliśmy rekrutację przez cały okres kwarantanny. Zachowaliśmy pełną gotowość do przyjmowania Kandydatów - mówi Iwona Jackowiak, doradca ds. Sprzedaży usług edukacyjnych w Collegium Da Vinci.

Część firm wdrożyła zawieranie umów na odległość poprzez wykorzystanie profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. To rozwiązanie pozwala z jednej strony na bezproblemową weryfikację tożsamości, ale z drugiej stanowi też barierę. Klienci, którzy nie dysponują takimi narzędziami, nie będą mogli bowiem szybko skorzystać z możliwości podpisania umowy. Sporym ograniczeniem będzie również brak możliwości podpisania umowy z osobą, która nie posiada obywatelstwa polskiego za pomocą profilu zaufanego.

Aby uprościć taki proces, firma może skorzystać z dostawcy gotowych rozwiązań do zawierania umów przez internet. Dobrym przykładem jest tu Umownik - aplikacja udostępniana przez polski start-up LawBiz Technology. Pozawala ona na zawieranie umów na odległość bez używania kwalifikowanego podpisu elektronicznego czy profilu zaufanego.

Czytaj również: Selfie zamiast podpisu i czystsze powietrze. Dzięki polskiemu start-upowi

Umownik dysponuje różnymi sposobami weryfikacji tożsamości, które można konfigurować w zależności od potrzeb i wymagań klienta. To samo tyczy się wzorów umów oraz konfigurowania procesów ich negocjacji i zawierania. Takiej migracji firmy do rzeczywistości paperless można dokonać w czasie do trzech dni.

- Mamy sprawnie działający zespół IT, który jest w stanie w ciągu 72 godzin przygotować konto dla klienta, wdrożyć jego wzory umów oraz przeszkolić z obsługi aplikacji. Tak więc w ciągu 72 godzin można przejść do świata umów online, co pozwala organizacji szybko nadrobić zaległości wynikające choćby z ograniczeń w czasie epidemii - tłumaczy Bartłomiej Majchrzak.

Wdrożenie systemu do zawierania umów w konkretnej firmie nie musi być realizowane pod marką Umownika. LawBiz Technology, oprócz sprzedaży aplikacji na rynku, realizuje też mocno zindywidualizowane zamówienia niczym klasyczny software house.

- Wychodzimy z założenia, że proces digitalizacji przedsiębiorstwa to ewolucja, a nie rewolucja. Zmiany należy wprowadzać stopniowo, z wykorzystaniem już wykorzystywanej przez przedsiębiorstwo technologii, tak by nie zniechęcić pracowników i kontrahentów. Naszym celem jest ułatwić pracę, zautomatyzować powtarzalne zadania, a nie generować dodatkowe obowiązki. Dlatego poza wdrożeniami technologii oferujemy usługi doradcze związane z analizą i projektowaniem procesów biznesowych nastawionych na paperless, szkolenia z nowoczesnych form stosowania prawa oraz audyty prawne, których celem jest uporządkowanie umów zawieranych przez przedsiębiorcę - wylicza Majchrzak.

Od początku pandemii COVID-19 LawBiz Technology obserwuje właśnie zwiększone zainteresowanie Umownikiem, a nowi klienci doceniają potencjał aplikacji, w szczególności po opublikowaniu nowej wersji aplikacji, o której pisaliśmy tutaj.

- Epidemia w końcu przeminie, ale pewne nawyki z nami zostaną. Jeśli coś jest wygodne, intuicyjne i łatwe w obsłudze to klienci to doceniają, dlatego od powszechnego zawierania umów przez internet odwrotu już nie będzie - podsumowuje Bartłomiej Majchrzak.

Materiał wydrukowany z portalu www.wnp.pl. © Polskie Towarzystwo Wspierania Przedsiębiorczości 1997-2021