PARTNERZY PORTALU

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją: lokalny projekt wyznaczył ogólnopolskie standardy

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją to projekt, który z lokalnego wdrożenia stworzonego przez Podlaski Urząd Wojewódzki stał się standardem dla polskiej cyfryzacji w ramach uruchomionego projektu EZD RP realizowanego przez m.in. NASK. Obecnie z systemu korzysta ponad 100 tys. urzędników.

System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (EZD PUW) to system kancelaryjno-archiwalny do elektronicznego zarządzania dokumentami i informacją w administracji publicznej. Powstał w latach 2010-2011 i był realizowany wyłącznie przez pracowników i programistów urzędu. Po ukończeniu prac EZD PUW stał się własnością Skarbu Państwa, jak mówią PAP jego twórcy - systemem "stworzonym przez urzędników dla urzędników".Z systemu korzysta obecnie prawie 600 partnerów i ponad 100 tys. urzędników pracujących w jednolitym i bezpłatnym narzędziu polskiej administracji. "Budowa systemu własnym sumptem przez pracowników PUW była odpowiedzią na brak takiego narzędzia, które stałoby się fundamentem funkcjonowania urzędu, a kolejne próby znalezienia takiego produktu na rynku kończyły się niepowodzeniem z powodów finansowych i proceduralnych" - tłumaczy dyrektor biura informatyki i rozwoju systemów teleinformatycznych PUW Mariusz Madejczyk.Członek zarządu i dyrektor programowy Fundacji ePaństwo Krzysztof Izdebski w rozmowie z PAP ocenił, że EZD PUW to optymalny model systemu do zarządzania elektroniczną dokumentacją w administracji. "Choć PUW i MC odmówiło Fundacji ePaństwo dostępu do kodu źródłowego systemu" - zaznaczył. Jak wskazał, w przypadku umożliwienia wglądu w kod projekt EZD PUW mógłby stać się przykładem tego, że "publiczne pieniądze to publicznie dostępny kod źródłowy".Zdaniem Izdebskiego pytaniem odrębnym pozostaje kwestia uniwersalności zastosowania systemu EZD PUW, a później - EZD RP. "Obawiam się, że jest to mało możliwe i administracja będzie cyfryzować się dzięki zewnętrznym firmom. Nie mamy odpowiednich zasobów, jeśli chodzi o kadry IT. Nie zmienia to jednak tego, że korzystanie z firm zewnętrznych nie może opierać się na przywiązaniu do jednego producenta" - zauważył ekspert. Jak podkreślił, polska administracja potrzebuje rozwiązań otwartych, modułowych i takich, które mogą być rozwijane przy udziale konkurencji.W opinii Madejczyka natomiast komercyjne narzędzia nie spełniały oczekiwań urzędu. Nie były też dostosowane do realiów polskiej administracji i rzeczywistych potrzeb jej pracowników "zmagających się na co dzień z wieloma przepisami prawa, ograniczeniami proceduralnymi i skomplikowanymi zasadami dostępu do zasobów informacyjnych państwa".Według przedstawiciela PUW fundamentem dla tworzenia EZD na poziomie ogólnopolskim stało się "partnerstwo setek urzędów i dziesiątek tysięcy pracowników administracji", którzy dbają o to, by rozwiązanie spełniało podstawowy warunek uniwersalności swojego zastosowania. "Największą wartością tego przedsięwzięcia, które nie ma żadnego komercyjnego wymiaru, jest jego elastyczność. Bez zbędnych procedur, zamówień publicznych, umów komercyjnych i ryzyk związanych z zależnością od konkretnych rozwiązań".Madejczyk podkreślił, że Skarb Państwa zyskuje w postaci EZD narzędzie, które może swobodnie rozwijać i dostosowywać do zmieniającego się otoczenia legislacyjnego oraz projektowego. Jednolitość systemu to zdaniem szefa biura informatyki i rozwoju systemów teleinformatycznych PUW jego największa przewaga, która przekłada się również na oszczędności dla budżetu państwa. Chodzi tu nie tylko o zakup gotowego oprogramowania, ale także utrzymanie systemu, gdyż do zmieniających się realiów (np. w wyniku wdrożenia eZamówień, eDoręczeń czy eFaktur) dostosowywany jest jeden produkt, z którego korzysta jednocześnie wiele urzędów.Jednolitość pozwala również na wykorzystanie systemu przez wszystkich partnerów projektu EZD PUW niezależnie od ich wielkości i statusu. Mogą z niego bowiem korzystać m.in.: administracja rządowa terenowa, wojewodowie, samorządy każdego szczebla, administracja rządowa i państwowa centralna, a także ministerstwa, ochrona zdrowia, szkolnictwo wyższe czy sądy administracyjne.Krzysztof Izdebski ocenił, że cyfryzacja w Polsce przyniosła realne zmiany przede wszystkim w zakresie usług systemu ochrony zdrowia. "Możemy narzekać, że jeszcze wiele przed nami, ale jednak dość sprawnie korzystaliśmy z usług tej służby w okresie pandemii. Inna sprawa, że przygotowania np. do wdrożenia e-recepty trwały zbyt długo" - stwierdził prawnik. Zdaniem Izdebskiego fundamentem usług IT w administracji publicznej są prywatność i bezpieczeństwo danych obywateli. "Wydaje się, że zbyt rzadko - mimo takiego obowiązku - przeprowadza się ocenę skutków dla ochrony danych przy okazji takich projektów" - ocenił przedstawiciel Fundacji ePaństwo. Dodał, że w przypadkach, kiedy tego rodzaju audyty są przeprowadzane, to wyniki ich są zbyt rzadko podawane do publicznej wiadomości.W opinii przedstawiciela Fundacji ePaństwo zagrożenie dla prywatności i bezpieczeństwa rośnie, gdyż pojawia się coraz więcej zmian legislacyjnych, które "dają i będą dawały podstawę do przetwarzania zbyt wielu danych i przez zbyt wiele podmiotów".Jak powiedział PAP Madejczyk, Ministerstwo Cyfryzacji uznało przedsięwzięcie PUW za istotne z punktu widzenia cyfryzacji państwa. Dlatego powstał projekt EZD RP, który w przyszłości zastąpi wdrożenie EZD PUW jako narzędzie centralne. Ma być ono jednak zbudowane na tych samych podstawach, które posłużyły do powstania projektu podlaskiego - na jednolitości i własności Skarbu Państwa.Projekt EZD RP jest obecnie realizowany przez NASK (Państwowy Instytut Badawczy) we współpracy z Wojewodą Podlaskim.autorka: Małgorzata Fraser

 

Biura do wynajęcia. Zobacz oferty na PropertyStock.pl

×

KOMENTARZE (0)

Do artykułu: Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją: lokalny projekt wyznaczył ogólnopolskie standardy

PISZESZ DO NAS Z ADRESU IP: 3.235.41.241
Dodając komentarz, oświadczasz, że akceptujesz regulamin forum
WNP - Portal gospodarczy

Drogi Użytkowniku!

W związku z odwiedzaniem naszych serwisów internetowych możemy przetwarzać Twój adres IP, pliki cookies i podobne dane nt. aktywności lub urządzeń użytkownika. Jeżeli dane te pozwalają zidentyfikować Twoją tożsamość, wówczas będą traktowane dodatkowo jako dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 (RODO).

Administratora tych danych, cele i podstawy przetwarzania oraz inne informacje wymagane przez RODO znajdziesz w Polityce Prywatności pod tym linkiem.

Jeżeli korzystasz także z innych usług dostępnych za pośrednictwem naszych serwisów, przetwarzamy też Twoje dane osobowe podane przy zakładaniu konta, rejestracji na eventy, zamawianiu prenumeraty, newslettera, alertów oraz usług online (w tym Strefy Premium, raportów, rankingów lub licencji na przedruki).

Administratorów tych danych osobowych, cele i podstawy przetwarzania oraz inne informacje wymagane przez RODO znajdziesz również w Polityce Prywatności pod tym linkiem. Dane zbierane na potrzeby różnych usług mogą być przetwarzane w różnych celach, na różnych podstawach oraz przez różnych administratorów danych.

Pamiętaj, że w związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci szereg gwarancji i praw, a przede wszystkim prawo do odwołania zgody oraz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych. Prawa te będą przez nas bezwzględnie przestrzegane. Jeżeli więc nie zgadzasz się z naszą oceną niezbędności przetwarzania Twoich danych lub masz inne zastrzeżenia w tym zakresie, koniecznie zgłoś sprzeciw lub prześlij nam swoje zastrzeżenia pod adres odo@ptwp.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W dowolnym czasie możesz określić warunki przechowywania i dostępu do plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej.

Jeśli zgadzasz się na wykorzystanie technologii plików cookies wystarczy kliknąć poniższy przycisk „Przejdź do serwisu”.

Zarząd PTWP-ONLINE Sp. z o.o.

Logowanie

Dla subskrybentów naszych usług (Strefa Premium, newslettery) oraz uczestników konferencji ogranizowanych przez Grupę PTWP

Nie pamiętasz hasła?

Nie masz jeszcze konta? Kliknij i zarejestruj się teraz!