Praca zdalna, prawo i podatki. Co nas czeka?

Epidemia koronawirusa i konieczność podjęcia szeregu środków w celu przeciwdziałania COVID-19, także przez pracodawców, spowodowała upowszechnienie się pracy zdalnej, dotychczas występującej na polskim rynku stosunkowo rzadko. Wiele wskazuje na to, że praca zdalna pozostanie z nami po pandemii w znacznie szerszym wymiarze, niż miało to miejsce przed jej wybuchem.

Trwa rejestracja uczestników na nasz tegoroczny Europejski Kongres Gospodarczy. Zapraszamy! Udział możecie potwierdzić pod tym linkiem.

• Zgodnie z aktualnym stanem prawnym, praca zdalna występuje w trzech odsłonach. Mamy do czynienia z pracą w formie telepracy, z pracą zdalną na podstawie przepisów tzw. tarczy antykryzysowej oraz pracą zdalną poza powyższymi reżimami.
• Przed wybuchem pandemii koronawirusa polskie przepisy umożliwiały pracodawcom organizowanie pracy w formie zdalnej na podstawie przepisów o telepracy. Przepisy nadal obowiązują i są wykorzystywane przede wszystkim przez tych pracodawców, którzy z telepracy korzystali przed pandemią.
• Zgodnie z przepisami tarczy antykryzysowej, praca zdalna może być polecona pracownikowi jednostronnie przez pracodawcę (w odróżnieniu od pozostałych rodzajów pracy zdalnej).

Do marca 2020 roku pracę zdalną traktowano bardziej w kategoriach benefitu. Wiosenna fala COVID-19 postawiła - zarówno przed pracodawcami, jak i pracownikami - nowe wyzwania. W kilka dni codzienną biurową pracę trzeba było przenieść do domu. Ta sytuacja pokazała, jak wielu uregulowań prawnych brakuje.  

Zgodnie z aktualnym stanem prawnym, praca zdalna występuje w trzech odsłonach. Mamy do czynienia z pracą w formie telepracy, z pracą zdalną na podstawie przepisów tzw. tarczy antykryzysowej oraz pracą zdalną poza powyższymi reżimami.

- Zdarza się niekiedy, że powyższe formy współistnieją ze sobą w jednym zakładzie pracy, np. dotychczas świadczona przez część pracowników telepraca, a obok niej praca zdalna na podstawie tarczy antykryzysowej stosowana do całej załogi. Ponadto obecne przepisy prawne nie regulują wielu istotnych kwestii, w szczególności, jeśli chodzi o pracę zdalną poza reżimem telepracy. Coraz więcej pracodawców decyduje się zatem na kompleksowe uregulowanie kwestii świadczenia pracy zdalnej w wewnętrznych regulaminach - wyjaśnia radca prawny Kinga Jezierska, Managing Associate w Kancelarii Deloitte Legal.

Telepraca powtarzalna, nie okazjonalna

Przed wybuchem pandemii koronawirusa polskie przepisy umożliwiały pracodawcom organizowanie pracy w formie zdalnej na podstawie przepisów o telepracy. Przepisy nadal obowiązują i są wykorzystywane przede wszystkim przez tych pracodawców, którzy z telepracy korzystali przed pandemią.

- Telepraca jest pracą wykonywaną z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, poza zakładem pracy, w sposób regularny. Telepraca nie dotyczy zatem sytuacji, gdy pracownik incydentalnie, od czasu do czasu, pracuje zdalnie. Nie oznacza to jednak, że aby mówić o telepracy, pracownik musi pracować wyłącznie poza biurem. Telepraca może być łączona z pracą z zakładu pracy, jednak jej wykonywanie zdalne musi być regularne i powtarzalne, a nie okazjonalne - tłumaczy Anna Tołwińska, menedżer w zespole rozwiązań dla pracodawców Deloitte Polska.

Zobacz: Praca zdalna i home office to ogromne wyzwanie

Istotny w przypadku wprowadzania telepracy jest fakt, że pracownik musi wyrazić na nią zgodę. Warunki stosowania telepracy przez pracodawcę powinny zostać ustalone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a jeśli takiej nie ma – regulamin telepracy powinien zostać wprowadzony po konsultacjach z przedstawicielami pracowników.

- Uzgodnienia między pracodawcą a pracownikiem o telepracy mogą nastąpić już na etapie zawierania umowy o pracę albo w trakcie jej trwania. Co ważne, telepraca nie może zostać polecona pracownikowi w formie tzw. wypowiedzenia zmieniającego - wyjaśnia Anna Tołwińska.

Przepisy o telepracy regulują ponadto kilka istotnych kwestii związanych z wykonywaniem pracy zdalnej w tej formie. Przede wszystkim zobowiązują pracodawcę do zapewnienia pracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania telepracy, zgodnego z wymogami BHP, ale umożliwiają równocześnie ustalenie między stronami, że pracownik będzie korzystał ze sprzętu stanowiącego jego własność (w takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do wypłaty pracownikowi ekwiwalentu).

Inną kwestią regulowaną przez przepisy o telepracy są kwestie dotyczące BHP. Jeśli praca jest wykonywana w domu pracownika, odpowiedzialność pracodawcy w tym zakresie nie dotyczy takich elementów, jak „dbałość o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy, zapewnienie odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych czy stanu pomieszczeń, w których jest wykonywana praca”. Pracodawca ma jednak prawo przeprowadzić kontrolę w domu pracownika w zakresie przestrzegania przepisów BHP, za jego zgodą i z poszanowaniem jego prywatności.

Pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę w domu pracownika w zakresie przestrzegania przepisów BHP (fot. Pixabay)

- Być może ze względu na małą elastyczność telepracy oraz konieczność ustalania jej zasad w formie przepisów wewnątrzzakładowych, telepraca nie zyskała dużej popularności na polskim rynku pracy. Jednocześnie pracodawcy decydowali się i decydują na wprowadzanie pracy zdalnej, niebędącej telepracą. Zwykle głównym elementem odróżniającym pracę zdalną od telepracy jest jej incydentalny i nieregularny charakter - wyjaśnia Kinga Jezierska.

Wprowadzanie przez pracodawców pracy zdalnej, która nie jest telepracą, mimo braku uregulowań prawnych, jest dopuszczalna w świetle prawa.

- Praca zdalna, poza reżimem telepracy, powinna być również wykonywana za zgodą pracownika. Dość często zresztą wewnątrzzakładowe regulacje przewidują incydentalną pracę zdalną na wniosek pracownika, za zgodą przełożonego. Aby wprowadzić taką pracę zdalną, nie ma konieczności zawierania porozumień ze związkami zawodowymi ani wprowadzania regulaminów.

- Jednak w związku z brakiem jakichkolwiek regulacji prawnych jest to rekomendowane, szczególnie jeśli taka praca zdalna pojawia się dość często i dość powszechnie wśród załogi - dodaje Kinga Jezierska.

W przeciwieństwie do telepracy, pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia pracownikowi ekwiwalentu za korzystanie przez niego z własnego sprzętu i narzędzi. Przepisy nie limitują również w żaden sposób odpowiedzialności za kwestie BHP, co oznacza, że przy braku jakichkolwiek ustaleń pomiędzy stronami, pracodawca odpowiada w pełni za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy podczas pracy zdalnej, również w domu pracownika.

Praca zdalna w czasie pandemii

Wybuch pandemii koronawirusa właściwie wymusił na polskich pracodawcach wprowadzenie przepisów regulujących pracę zdalną wykonywaną na polecenie pracodawcy. Przede wszystkim, by możliwie szeroko ograniczyć gromadzenie się pracowników w zakładach pracy. 

Z danych Głównego Urzędu Statystycznego wynika, że w II kwartale 2020 r. - ze względu na pandemię - pracę zdalną wykonywał co dziesiąty pracownik.

- Zgodnie z przepisami tarczy antykryzysowej, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19, pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna) - wyjaśnia Kinga Jezierska.

Zgodnie z przepisami tarczy antykryzysowej, praca zdalna może być polecona pracownikowi jednostronnie przez pracodawcę (w odróżnieniu od pozostałych rodzajów pracy zdalnej).

Zobacz: Jest lepiej, co nie znaczy, że dobrze. Home office nadal stanowi problem

Początkowo praca zdalna w tej formie miała obowiązywać do września 2020 r. Jednak w miarę rozwoju epidemii koronawirusa przedłużono jej obowiązywanie. Pracodawcy bazują nie tylko na przepisach zawartych w specustawie. Często regulują wykonywanie pracy zdalnej wewnętrznymi regulaminami.

- W związku z tym i z faktem, że przepisy tarczowe nie regulują wielu kwestii związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, zaobserwować można, że coraz częściej pracodawcy decydują się uregulować zasady świadczenia pracy zdalnej w czasie pandemii, wprowadzając wewnętrzne regulaminy. Taką praktykę należy ocenić bardzo pozytywnie. Regulaminy regulują np. kwestię formy wydawania polecenia pracy zdalnej, wypłaty ekwiwalentu za korzystanie z prywatnych narzędzi, zasad BHP. Uzupełniają tym samym regulacje ustawowe, gdyż przepisy tych kwestii w żaden sposób nie normują - podkreśla Anna Tołwińska.

Przykłady? Przepisy tarczy antykryzysowej umożliwiają korzystanie przez pracownika z własnych narzędzi lub materiałów (choć zasadą jest zapewnienie ich przez pracodawcę), ale nie wymagają, aby pracodawca zapłacił pracownikowi za to ekwiwalent. Pracodawcy, którzy np. chcą zrekompensować swoim pracownikom utratę możliwości korzystania z wielu benefitów (np. karnetów do kina), podejmują decyzję o wypłacie takiego ekwiwalentu.

Ustawa nie reguluje także kwestii BHP w kontekście pracy zdalnej, co oznacza, że – co do zasady – pracodawcy mają takie same obowiązki, jak przy pracy stacjonarnej, a ich wykonywanie może być niemożliwe w kontekście pracy zdalnej.

Przyszłość pracy zdalnej

Jak wynika z badań rynku, praca zdalna zostanie z nami nawet po zakończeniu epidemii. Coraz częściej słyszy się, że nie wrócimy do pracy stacjonarnej w tak pełnym wymiarze, jak przed pandemią, a praca zdalna zagości na naszym rynku pracy w o wiele szerszym wymiarze. Jak wynika z raportu "Bezpieczeństwo pracy w Polsce 2020. Wpływ pandemii koronawirusa na polski rynek pracy", na utrzymanie tego trybu zgadza się 57 proc. pracodawców i 46 proc. pracowników.

W związku z tym zadecydowano o rozpoczęciu prac, mających na celu uregulowanie zasad pracy zdalnej w sposób bardziej kompleksowy niż telepraca. Rządowy projekt zmian do Kodeksu pracy jest obecnie w procesie konsultacji społecznych.

- W tej chwili trudno oczywiście mówić o konkretnych rozwiązaniach. Prace są na bardzo wczesnym etapie. Widać jednak ogólny kierunek, w którym przepisy będą najprawdopodobniej zmierzać. Przede wszystkim praca zdalna ma zastąpić telepracę w Kodeksie pracy. Praca zdalna, co do zasady, ma być wprowadzana za porozumieniem stron z pracownikiem, ale jednocześnie w szczególnych sytuacjach pracodawca będzie mógł ją jednostronnie polecać pracownikowi. Pracodawcy zostaną zobowiązani do zawarcia porozumień ze związkami zawodowymi, regulujących zasady wykonywania pracy zdalnej albo wprowadzenia regulaminów pracy zdalnej, po konsultacjach z przedstawicielami pracowników, podobnie jak w przypadku telepracy. Za korzystanie z własnych narzędzi i materiałów, pracownikowi będzie należał się ekwiwalent. Ustawodawca planuje również w sposób bardziej szczegółowy i kompleksowy uregulować kwestie związane z BHP podczas wykonywania pracy zdalnej - podkreśla Anna Tołwińska.

Przeczytaj: Czeka nas żywa dyskusja o Kodeksie pracy

Porozmawiajmy o podatkach

Ze względu na to, że praca zdalna towarzyszy nam już jakiś czas i wszystko wskazuje na to, że pozostanie nadal, pracodawcy stanęli przed ważną decyzją, inicjowaną niejednokrotnie przez samych pracowników. Ta dotyczy rekompensaty ponoszonych przez pracowników kosztów wykorzystania w trakcie pracy zdalnej narzędzi, sprzętów czy materiałów stanowiących ich własność.

Kwestie rekompensat dla pracowników wiążą się z wieloma trudnościami. Po pierwsze wyliczenia ekwiwalentu.

- W jaki sposób dokonać wyliczenia wysokości należnego zwrotu, jakie elementy powinny być brane pod uwagę przy takiej kalkulacji – czy mówimy tylko o sprzęcie, jak biurko czy krzesło, z jakiego korzysta pracownik wykonujący pracę z domu. Jeśli tak, to jakie wartości przyjąć do wyliczenia wysokości ekwiwalentu? A co ze wzrostem kosztów, jakie pracownicy ponoszą z tytułu innych mediów, jak np. zwiększone opłaty za prąd, ogrzewanie czy szybsze łącze internetowe? Na tym wątpliwości z pewnością się nie kończą. Równie istotne, co kwestia ustalenia samej wysokości należnego pracownikom zwrotu, pozostaje określenie obciążeń podatkowo-składkowych, jakie mogą być należne od takich wypłat - wyjaśnia Kinga Jezierska.

Kwestie rekompensat dla pracowników, wiążą się wieloma trudnościami (fot. Pixabay)

Z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęty stanowiące ich własność. Nie oznacza to oczywiście dowolności w ustalaniu ekwiwalentu, który miałby być brany przy ustalaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Aby mogło zostać zastosowane zwolnienie od podatku (określone w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT), konieczne jest spełnienie łącznie szeregu warunków wskazanych przez ustawodawcę.

- Po pierwsze zwrot powinien mieć postać pieniężną, każda inna forma rozliczenia pomiędzy pracownikiem i pracodawcą nie mieści się w tym katalogu i tym samym nie powinna korzystać ze zwolnienia z PIT. Dodatkowo kluczowe jest zachowanie ekwiwalentności dokonywanych na rzecz pracowników wypłat w stosunku do wartości używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopnia ich zużycia dokonanego w trakcie takiego używania. Odpowiednio kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika. Tutaj pojawia się zasadnicza trudność, tj. jak interpretować to nieostre kryterium - tłumaczy Kinga Jezierska.

Zobacz: Kawa, cukier, papier toaletowy - czyli kosztowne home office

Innym kluczowym warunkiem zastosowania zwolnienia jest faktyczne korzystanie ze sprzętu, narzędzi czy materiałów przez pracownika w trakcie pracy zdalnej – kryterium własności i wykorzystania.

- W tym zakresie z kolei wypowiedział się WSA we Wrocławiu (sygn. akt I SA/Wr 59/07), stwierdzając, że płatnik - stosując przepis art. 21 ust. 1 pkt 13 Ustawy PIT - musi wykazać, że narzędzia, materiały czy sprzęt, którymi posługuje się pracownik, wykonując pracę dla pracodawcy, stanowią jego własność i odpowiednio powinien dysponować właściwymi dowodami. Z tego też względu pracodawca powinien zażądać od pracownika wykazania dowodów, które nie będą budzić wątpliwości, że konkretne narzędzie czy sprzęt jest jego własnością - dodaje Jezierska.

Należy pamiętać, że tylko przy łącznym spełnieniu powyższych kryteriów możliwe będzie zastosowanie zwolnienia w PIT. Podobnie wygląda kwestia z oskładkowaniem omawianego ekwiwalentu wypłacanego pracownikom. Zgodnie z rozporządzeniem z grudnia 1999 r., podstawy wymiaru składek nie stanowią ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęty będące własnością pracownika.

Biurowce na sprzedaż i biura do wynajęcia. Zobacz oferty na PropertyStock.pl