Skomentuj (3) 
Podziel się!
Udostępnij
Twittnij
Wyślij
Drukuj
Prawidłowe zaplanowanie i rozliczenie czasu pracy dla wielu pracodawców stanowi znaczną trudność - wymaga dużych nakładów pracy i posiadania odpowiedniej wiedzy z zakresu przepisów prawa pracy. Te problemy może jednak wyeliminować odpowiednie narzędzie informatyczne.
- Zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy, naruszanie przepisów o czasie pracy lub nieprowadzenie jego ewidencji jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, które podlega karze grzywny w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł. Do tego dochodzą też ewentualne roszczenia pracowników.
- Wpływ pandemii COVID-19 i związane z nią utrudnienia w prowadzeniu biznesu zwiększyły zainteresowanie zewnętrznymi usługami kadrowo-płacowymi.
- Automatyzacja i robotyzacja eliminują błędy ludzkie oraz przyspieszają procesy kadrowo-płacowe. Pozwala to odciążyć kadrę kierowniczą od pracy administracyjnej i skupić się na procesach produkcyjnych i biznesowych.
Zwraca ona również uwagę na to, że planowanie i rozliczanie czasu pracy w przedsiębiorstwach z branży produkcyjnej pracujących w trybie wielozmianowym jest procesem znacznie bardziej wymagającym niż w przypadku choćby usług czy handlu.
- W praktyce często zdarzają się sytuacje, gdy pracownik w ciągu jednej doby dwukrotnie przychodzi do pracy, co jest niezgodne z prawem. Podobnie jest w przypadku, gdy w harmonogramie czasu pracy pracownika nie zachowamy odpoczynków dobowych lub tygodniowych (art. 132; 133 Kodeksu pracy) oraz nie wypłacimy w terminie wynagrodzenia za godziny nadliczbowe - wyjaśniła.
Katarzyna Adamczyk, fot. Impel - Trzeba mieć świadomość, że tego typu nieprawidłowości podlegają karze grzywny w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł. Do tego dochodzą też ewentualne roszczenia pracowników. Warto o tym wiedzieć, by uniknąć przykrych konsekwencji i wcześniej uzbroić się w konieczną wiedzę oraz narzędzia ułatwiające obsługę tego procesu - zaznaczyła.
System się nie myli
Katarzyna Adamczyk wskazała, że stosując narzędzia informatyczne do planowania i rozliczania czasu pracy, pracodawcy mogą oszczędzić czas, zredukować koszty i eliminować ryzyko błędów ludzkich.- Dość duża liczba aplikacji tego typu jest dostępna na rynku. Jednak nie wszystkie pomagają prawidłowo dokonać naliczenia wynagrodzenia. Do prawidłowego działania tego procesu potrzeba odpowiednio skonfigurowanego systemu oraz specjalisty kadrowo-płacowego, znającego aktualne przepisy prawne, akty wewnętrzne danego przedsiębiorstwa i specyfikę jego działania - zwróciła uwagę Adamczyk.
Częścią systemu kadrowo-płacowego, z którego korzysta IBS, jest dodatkowa funkcjonalność do planowania i rozliczania czasu pracy.
- Nie oferujemy tej możliwości jako oddzielnego narzędzia czy produktu, ale jako funkcjonalność w ramach usługi kadrowo-płacowej. Jest to rozwiązanie efektywniejsze, gdyż wprowadzone dane dotyczące czasu pracy lub integracja z rejestratorami czasu pracy pozwalają na automatyczne zaciąganie danych do systemu, a tym samym prawidłowe rozliczenie czasu pracy pracownika - stwierdziła dyrektor Adamczyk.
Jak dodała, istnieje kilka możliwości zasilenia systemu w dane. Po pierwsze można wprowadzać harmonogramy czasu pracy ręcznie, bezpośrednio do systemu. Po drugie, można automatycznie zaciągać z pliku o odpowiedniej strukturze. Po trzecie, system może być na stałe zintegrowany z narzędziem do rejestracji czasu pracy, które ewidencjonuje czas wejścia i wyjścia pracownika.
- W tym przypadku nasz system umożliwia także wprowadzenie algorytmów dotyczących automatycznego rozliczania czasu pracy, czyli rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracownika oraz automatyczne zakwalifikowanie godzin pracy jako godzin nadliczbowych - wyjaśniła Katarzyna Adamczyk.
- Ponadto system umożliwia wygenerowanie każdego dnia raportu odchyleń, informującego m.in. o spóźnieniach, braku rejestracji wejścia i wyjścia. Tego typu informacje mogą być codziennie automatycznie przysyłane, np. drogą mailową, do osób odpowiedzialnych za ten proces - uzupełniła.
Przypomniała również, że zgodnie z art. 129§3 pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na tydzień przed jej rozpoczęciem w okresie, na który został sporządzony ten plan.
fot. PTWP (Andrzej Wawok) - W większości narzędzi, jak również w naszym systemie można harmonogram czasu pracy rozpisać z wielotygodniowym czy wielomiesięcznym wyprzedzeniem, bez ryzyka niezgodności z przepisami prawa pracy. Dodatkowa funkcjonalność w postaci raportu zweryfikuje, czy plan pracy pracownika został prawidłowo sporządzony, np. czy zachowaliśmy odpoczynki dobowe oraz tygodniowe - zapewniła Adamczyk.
- Wprowadzając godziny nadliczbowe do systemu, system sam zakwalifikuje, czy jest to praca w nadgodzinach dobowych, czy praca w godzinach nadliczbowych wynikająca z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, tzw. nadgodzin średniotygodniowych - dodała.
Szybciej i taniej
Narzędzie, które przygotował IBS, stanowi pomoc nie tylko dla kadry zarządzającej, ale też dla pracowników, którzy poprzez dedykowany portal mogą m.in. sprawdzić harmonogram czasu pracy oraz złożyć wniosek urlopowy.Takie rozwiązanie odciąża kadrę kierowniczą od pracy administracyjnej i pozwala skupić się na procesach produkcyjnych i biznesowych. Eliminuje także ryzyko nieprawidłowości w planowaniu i rozliczaniu czasu pracy.
O pomyłki bywa łatwo też w sytuacjach, w których kadra odpowiedzialna za harmonogram czasu pracy modyfikuje go w trakcie okresu rozliczeniowego.
- Przepisy mówią, że taka modyfikacja powinna się odbywać tylko w szczególnych przypadkach, np. z powodu nagłej nieobecności innego pracownika. A zatem wtedy, gdy trzeba szybko zorganizować zastępstwo. W takim wypadku dzięki systemowi możemy zweryfikować liczbę pracowników dostępnych na zmianie czy w jednostce organizacyjnej - wyjaśniła Katarzyna Adamczyk.
Ponadto zwróciła uwagę, że dzięki odpowiednim funkcjonalnościom narzędzia informatycznego eliminujemy papierowe dokumenty, zastępując je elektronicznymi.
- Pozwala to skrócić proces planowania czasu pracy i naliczania wynagrodzeń nawet do 60 proc., a także zapewnić menedżerom dostęp do informacji w czasie rzeczywistym - podkreśliła dyrektor.
Dodała, że wpływ pandemii COVID-19 i związane z nią utrudnienia w prowadzeniu biznesu zwiększyły zainteresowanie zewnętrznymi usługami kadrowo-płacowymi. Od marca 2020 r. IBS obserwuje wzrost liczby zapytań ofertowych oraz nowych wdrożeń.
fot. Shutterstock By samo wdrożenie usługi było udane, musi je poprzedzić odpowiednia analiza. Pozwala ona zweryfikować istniejące procesy i rozpoznać te obszary, które wymagają modyfikacji i usprawnień. Po takiej analizie można skonfigurować adekwatnie do potrzeb klienta usługę kadrowo-płacową wraz z procesem planowania i rozliczania czasu pracy.
- Outsourcing kadrowo-płacowy daje klientom korzyści nie tylko w postaci obniżenia kosztów, ale przede wszystkim gwarantuje zachowanie ciągłości procesu kadrowo-płacowego oraz zapewnia klientowi wyższą jakość i niezawodność. W tych ostatnich pomaga właśnie automatyzacja i robotyzacja, które eliminują błędy ludzkie i przyspieszają procesy - podsumowała Katarzyna Adamczyk.
DODAJ NOWY KOMENTARZ
