Firmy przechodzą na umowy online. Wystarczą 72 godziny, by wdrożyć system

Firmy przechodzą na umowy online. Wystarczą 72 godziny, by wdrożyć system
Zawieranie umów przez internet stało się bardzo proste. Fot. Shutterstock, Inc.
  • Ten tekst jest częścią STREFY PREMIUM WNP.PL
  • Autor: PSZ
  • Dodano: 29-05-2020 08:41

Pandemia COVID-19 uświadomiła wielu firmom i instytucjom, że mimo istniejących już możliwości technologicznych i prawnych ich działanie niepotrzebnie oparte jest o zawieranie umów na piśmie i obrót dokumentami papierowymi. Tracą na tym pieniądze, czas i możliwości dotarcia do klienta. Procesy te można jednak szybko zdigitalizować, co właśnie obserwujemy w wielu sektorach gospodarki.

Koronawirus ma znaczący wpływ na wiele branż, w tym np. na podmioty z sektora usług e-commerce, finansowych i telekomunikacyjnych. Znalazły się one przed koniecznością ograniczania bezpośredniego kontaktu z klientami.

Tymczasem procedury zawierania umów a także obiegu i archiwizowania dokumentów w wielu przedsiębiorstwach opierały się dotychczas o papier. Jest to jednak zwykle nieefektywne kosztowo i organizacyjnie, tym bardziej, że korzystanie z elektronicznej formy podpisywania umów jest od blisko 4 lat dopuszczalne przez prawo polskie i unijne.

Sytuacja jednak właśnie szybko się zmienia. - Digitalizacja gwałtownie postępuje w wielu branżach, które obserwujemy. Nie ma już pytań, czy to robimy, tylko kiedy to robimy - mówi Bartłomiej Majchrzak, członek zarządu LawBiz Technology, który w aplikacji Umownik dostarcza rozwiązania do podpisu elektronicznego i zawierania umów na odległość, bez używania papieru.

Czytaj także: Umownik w nowej odsłonie. Jest łatwiej i szybciej

W obliczu epidemii wiele podmiotów dochodzi do przekonania, że odejście od formy papierowej jest nieuniknione. Tym bardziej, że obserwują działania przedsiębiorców konkurencyjnych, którzy dzięki decyzji o digitalizacji umów przed wybuchem zarazy lepiej poradzili sobie w czasie największego lockdownu i mają szansę suchą stopą przejść przed nadciągający kryzys.

Przykładem jest choćby największy dostawca gazu na polskim rynku - Polskie Górnictwo Naftowe i Gazownictwo - które od dłuższego czasu oferuje już możliwość zawierania umów przez internet bez pośrednictwa kuriera i formy papierowej.

By podpisać umowę, wystarczy założyć konto w eBOK PGNiG. Potwierdzenie tożsamości stanowi przesłany przy tej okazji skan albo zdjęcie dowodu osobistego lub innego dokumentu, który zawiera imię, nazwisko i PESEL. Firma zapewnia przy tym, że obraz zostanie zniszczony zaraz po identyfikacji danych posiadacza konta.

Innym przykładem może być Collegium da Vinci w Poznaniu - jedna z najstarszych niepublicznych uczelni w Wielkopolsce. - Dzięki aplikacji do zawierania umów online prowadziliśmy rekrutację przez cały okres kwarantanny. Zachowaliśmy pełną gotowość do przyjmowania Kandydatów - mówi Iwona Jackowiak, doradca ds. Sprzedaży usług edukacyjnych w Collegium Da Vinci.

Część firm wdrożyła zawieranie umów na odległość poprzez wykorzystanie profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. To rozwiązanie pozwala z jednej strony na bezproblemową weryfikację tożsamości, ale z drugiej stanowi też barierę. Klienci, którzy nie dysponują takimi narzędziami, nie będą mogli bowiem szybko skorzystać z możliwości podpisania umowy. Sporym ograniczeniem będzie również brak możliwości podpisania umowy z osobą, która nie posiada obywatelstwa polskiego za pomocą profilu zaufanego.

Aby uprościć taki proces, firma może skorzystać z dostawcy gotowych rozwiązań do zawierania umów przez internet. Dobrym przykładem jest tu Umownik - aplikacja udostępniana przez polski start-up LawBiz Technology. Pozawala ona na zawieranie umów na odległość bez używania kwalifikowanego podpisu elektronicznego czy profilu zaufanego.

Czytaj również: Selfie zamiast podpisu i czystsze powietrze. Dzięki polskiemu start-upowi

Umownik dysponuje różnymi sposobami weryfikacji tożsamości, które można konfigurować w zależności od potrzeb i wymagań klienta. To samo tyczy się wzorów umów oraz konfigurowania procesów ich negocjacji i zawierania. Takiej migracji firmy do rzeczywistości paperless można dokonać w czasie do trzech dni.

- Mamy sprawnie działający zespół IT, który jest w stanie w ciągu 72 godzin przygotować konto dla klienta, wdrożyć jego wzory umów oraz przeszkolić z obsługi aplikacji. Tak więc w ciągu 72 godzin można przejść do świata umów online, co pozwala organizacji szybko nadrobić zaległości wynikające choćby z ograniczeń w czasie epidemii - tłumaczy Bartłomiej Majchrzak.

Wdrożenie systemu do zawierania umów w konkretnej firmie nie musi być realizowane pod marką Umownika. LawBiz Technology, oprócz sprzedaży aplikacji na rynku, realizuje też mocno zindywidualizowane zamówienia niczym klasyczny software house.

- Wychodzimy z założenia, że proces digitalizacji przedsiębiorstwa to ewolucja, a nie rewolucja. Zmiany należy wprowadzać stopniowo, z wykorzystaniem już wykorzystywanej przez przedsiębiorstwo technologii, tak by nie zniechęcić pracowników i kontrahentów. Naszym celem jest ułatwić pracę, zautomatyzować powtarzalne zadania, a nie generować dodatkowe obowiązki. Dlatego poza wdrożeniami technologii oferujemy usługi doradcze związane z analizą i projektowaniem procesów biznesowych nastawionych na paperless, szkolenia z nowoczesnych form stosowania prawa oraz audyty prawne, których celem jest uporządkowanie umów zawieranych przez przedsiębiorcę - wylicza Majchrzak.

Od początku pandemii COVID-19 LawBiz Technology obserwuje właśnie zwiększone zainteresowanie Umownikiem, a nowi klienci doceniają potencjał aplikacji, w szczególności po opublikowaniu nowej wersji aplikacji, o której pisaliśmy tutaj.

- Epidemia w końcu przeminie, ale pewne nawyki z nami zostaną. Jeśli coś jest wygodne, intuicyjne i łatwe w obsłudze to klienci to doceniają, dlatego od powszechnego zawierania umów przez internet odwrotu już nie będzie - podsumowuje Bartłomiej Majchrzak.

 

×

DALSZA CZĘŚĆ ARTYKUŁU JEST DOSTĘPNA DLA SUBSKRYBENTÓW STREFY PREMIUM PORTALU WNP.PL

lub poznaj nasze plany abonamentowe i wybierz odpowiedni dla siebie. Nie masz konta? Kliknij i załóż konto!

KOMENTARZE (0)

Do artykułu: Firmy przechodzą na umowy online. Wystarczą 72 godziny, by wdrożyć system

PISZESZ DO NAS Z ADRESU IP: 3.236.107.249
Dodając komentarz, oświadczasz, że akceptujesz regulamin forum

Logowanie

Dla subskrybentów naszych usług (Strefa Premium, newslettery) oraz uczestników konferencji ogranizowanych przez Grupę PTWP

Nie pamiętasz hasła?

Nie masz jeszcze konta? Kliknij i zarejestruj się teraz!