Impel zrobotyzuje polskie biura. Potencjał pracowników musi zostać uwolniony

W każdym przedsiębiorstwie są procesy, które można oddać w outsourcing lub zrobotyzować - podkreśliła Nina Twardowska, prezes Impel Business Solutions, w rozmowie z WNP.PL. Dotychczas firma wdrożyła już u swoich klientów ok. 50 robotów, czyli w praktyce algorytmów komputerowych pozwalających uwolnić pracowników od wykonywania prostych i czasochłonnych zadań biurowych.

Sytuacja na rynku pracy sprawia, że firmy borykają się z problemami kadrowymi, a więc mają też trudności z ciągłością procesów.
Minęły już czasy, gdy o pracowniku można było myśleć jak o zasobie. Dziś trzeba go traktować jako kapitał, a proste i powtarzalne czynności księgowe czy administracyjne należy zastępować outsourcingiem.
Robotyzacja procesów outsourcingowych nie polega na eliminowaniu pracowników. Jej celem jest wykorzystanie potencjału pracy ludzkiej do bardziej zaawansowanych czynności.

Impel Business Solutions ma 14 biur terenowych w Polsce i centralę we Wrocławiu. Spółka zatrudnia ok. 500 pracowników i obecnie pracuje dla ponad 240 podmiotów o bardzo zróżnicowanym spektrum branżowym.

Jak wyjaśniła prezes Twardowska, firma działa na zasadzie hybrydy: świadczy usługi na rzecz Grupy Impel, z której się wywodzi, jej partnerów biznesowych, a także klientów rynkowych.

- To jeden z najtrudniejszych modeli outsourcingowych, ponieważ musimy w naszych usługach łączyć różne oczekiwania i modelować procesy tak, aby odpowiadały specyfice każdego klienta - wskazała.

Nina Twardowska, prezes Impel Business Solutions. Fot. mat. pras.

W swoim portfolio spółka ma usługi dotyczące szeroko rozumianego back office (zaplecze administracyjne - red.): kadrowo-płacową, księgową, doradztwa podatkowego oraz zarządzania, przechowywania i niszczenia dokumentacji.

- Patrząc przez pryzmat zmian, które zachodzą na rynku nowych technologii i usług outsourcingowych, stawiamy też na robotyzację procesów, a także lean management, czyli kulturę szczupłego zarządzania. Usługi świadczymy zarówno na potrzeby Grupy Impel, jak i klientów zewnętrznych - dodała Twardowska.

Zwróciła przy tym uwagę, że Impel Business Solutions jest jedną z nielicznych firm na rynku, które świadczą usługi BPO (Business Process Outsourcing) dedykowane i ukierunkowane na polskich klientów.

- Nie jesteśmy podmiotem, który przejął model działania od swoich zagranicznych spółek-matek, jak wiele firm BPO czy SSC (Shared Services Centers). Nasze usługi są skoncentrowane na jednostkowym, polskim kliencie - zaznaczyła prezes.

- Dla każdego z nich tworzymy spersonalizowane rozwiązania, dopasowane do jego specyfiki działalności. W naszym portfolio mamy zarówno klientów obsługiwanych w strumieniach procesowych, jak i dedykowane klientowi zespoły, czy też realizację usługi bezpośrednio w jego siedzibie - podkreśliła.

Oferowane przez spółkę produkty zostały wypracowane na bazie doświadczeń związanych z zarządzaniem i organizowaniem procesów w polskich firmach, w tym w Grupie Impel, którą tworzy ponad 70 podmiotów.

Obecnie Impel Business Solutions m.in. nalicza wynagrodzenia dla prawie 80 tys. pracowników miesięcznie, a księgowo obsługuje ponad 25 tys. faktur miesięcznie.

Rynek po ewolucji

Rynek outsourcingu w Polsce przeszedł ewolucję. Sama optymalizacja kosztowa była czynnikiem zachęcającymi do korzystania z outsourcingu jeszcze kilka lat temu.

Dziś dbałość o koszty pozostaje wciąż ważna, ale sytuacja na rynku pracy sprawia, że firmy borykają się z problemami kadrowymi, a więc mają też trudności z ciągłością procesów.

Ponadto w przypadku zarówno usług kadrowo-płacowych, jak i finansowo-księgowych, duża ilość zmian w prawie wymaga odpowiedniego poziomu merytorycznego pracowników i systemów.

- Nam łatwiej zadbać o dopilnowanie tych kwestii, bo to nasza podstawowa usługa. Klient ma poczucie bezpieczeństwa, bo dany proces został u nas wystandaryzowany i opisany, a więc nie zagraża mu utrata ciągłości, co mogłoby nastąpić wraz z odejściem pracownika w macierzystej organizacji - wyjaśniła Twardowska.

Jej zdaniem firmy nie mają obecnie lęku przed outsourcingiem usług kadrowo-płacowych. Jeśli istnieją obawy, to dotyczą one RODO, czyli rygorystycznych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

fot. Shutterstock

- Mamy jednak odpowiednio zabezpieczone systemy oraz procedury, które mają eliminować zagrożenia związane z danymi osobowymi i tajemnicami przedsiębiorstw. Nasi pracownicy są pod tym kątem systematycznie szkoleni - zapewniła prezes.

- Patrząc na tę kwestię, można posunąć się do stwierdzenia, że te dane są bardziej bezpieczne u nas, gdyż my nie mamy „emocji” z nimi związanych - dla nas są to tylko liczby - dodała.

Około 80 proc. umów z klientami Impel Business Solutions zawiera na czas nieokreślony. Natomiast na czas określony zawierane są umowy związane z przechowywaniem dokumentacji, ale wynika to też z regulacji prawnych.

- Wyceniamy naszą usługę w oparciu o jednostki, np. naliczenie pracownika na jednej liście płac, przechowanie jednego kartonu dokumentów czy zaksięgowanie jednej faktury. Oczywiście, w ramach podpisanych umów, przewidywana jest waloryzacja stawek w związku ze wskaźnikami gospodarczymi - wyjaśniła Twardowska.

W jej opinii, najmniej zainteresowane outsourcingiem wydają się duże firmy produkcyjne. Tam wciąż istnieje duża potrzeba kontaktu pracownika z kadrową czy księgową.

Dzieje się tak również z powodu niskiego poziomu wewnętrznej cyfryzacji tych podmiotów. Wprawdzie mają one wysokospecjalistyczne systemy ERP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa), ale poziom elektronizacji obiegu dokumentów jest wciąż niski.

Robot uwolni pracownika

Mocno rosnącym segmentem usług BPO jest robotyzacja wybranych procesów. Polega ona na tym, że pewnego typu czynności są zastępowane algorytmami, które naśladują prace człowieka na systemach informatycznych.

Jak podkreśliła prezes Twardowska, zainteresowanie RPA (robotic process automation) jest bardzo duże. Zaczęło się ono pojawiać kilka lat temu, a dziś przeradza się w konkretne wdrożenia, choć do krajów Europy Zachodniej pod tym względem wciąż nam bardzo daleko.

- Dotychczas wdrożyliśmy ok. 50 robotów, które zastąpiły całe procesy bądź ich części. To niezwykle pomocne narzędzie, szczególnie przy przetwarzaniu dużych ilości danych, monotonnych czynnościach i rozbudowanych systemach raportowania - wyjaśniła.

Dodała, że dotyczy to nie tylko wewnętrznego raportowania danych w przedsiębiorstwie, ale też ich przekazywania do organów administracji publicznej, m.in. urzędów skarbowych czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

- RPA to obecnie najbardziej pożądany przez klientów produkt, który w początkowej fazie zastępuje proste czynności. Natomiast w ślad za rozwojem wewnętrznym organizacji i potrzebą uzyskiwania przewag konkurencyjnych wchodzi on do podstawowych procesów biznesowych, tak jak miało to miejsce w naszym przypadku - stwierdziła Twardowska.

fot. Fotolia

Wśród swoich klientów zwrot z inwestycji w RPA spółka zaobserwowała najszybciej po trzech miesiącach od wdrożenia. Przy bardziej rozbudowanych zadaniach zajmowało to maksimum 10-12 miesięcy.

- Jedna ze spółek z portfela Grupy Impel - Robotics Smart Solutions - jest złotym partnerem firmy UiPath, czyli jednego z trzech największych dostawców RPA na świecie. Na bazie tej technologii tworzymy roboty na potrzeby własne i naszych klientów - wskazała prezes.

Zaznaczyła przy tym, że w stosowaniu RPA nie chodzi o eliminowanie pracowników.

- To błędne założenie. Przy obecnej sytuacji na rynku pracy RPA ma pozwolić na wykorzystanie potencjału pracy ludzkiej do bardziej zaawansowanych czynności. Człowiek i jego intelekt muszą być inaczej wykorzystywane w dzisiejszych czasach - podkreśliła Twardowska.

- Pracownicy chcą się rozwijać, awansować nie tylko pionowo, ale też i poziomo, realizując nowe zadania. Dziś już nikt nie podejmuje pracy zawodowej z myślą, że w jednej firmie przepracuje całe życie - dodała.

Jak zaakcentowała, minęły już czasy, gdy o pracowniku można było myśleć jak o zasobie. Dziś trzeba go traktować jako kapitał.

- W każdym przedsiębiorstwie są procesy, które można oddać w outsourcing lub zrobotyzować. Uwolniony w ten sposób potencjał ludzki można wykorzystać do bardziej kreatywnych zadań - powiedziała.

Zastrzegła jednak, że w zmiany, które na co dzień przynosi otoczenie, trzeba zaangażować pracowników: muszą oni poczuć, że poprzez robotyzację budują wartość dodaną, uwalniają swoją efektywność i tworzą nowe perspektywy zawodowe.

Outsourcing walczy o młodych

Impel Business Solutions sam zmaga się z trudnościami rynku pracy, a także współczesnymi oczekiwaniami młodych ludzi co do kariery zawodowej. Dlatego firma mocno koncentruje się na wdrażaniu robotyzacji do własnych procesów, a także na stosowaniu filozofii lean management.

- W ten sposób chcemy tworzyć przyjazne i ciekawe środowisko pracy. Nasi pracownicy mogą zgłaszać sposoby usprawnienia poszczególnych procesów, tym samym zmieniając własne stanowisko i sposób wykonywania zadań - wskazała prezes Twardowska.

- Współpracujemy też z uczelniami, spotykamy się ze studentami, licealistami i przekonujemy ich, aby pielęgnowali umiejętności, które będą potrzebne w zawodach przyszłości. Chodzi o komunikatywność i otwartość technologiczną - dodała.

Spółka oferuje studentom staże i praktyki. Wciąż największą popularnością cieszą się księgowość i doradztwo podatkowe, a w dalszej kolejnością zadania w obszarze kadrowo-płacowym.

fot. Shutterstock

Okazją do wyciągnięcia cennych wniosków było też m.in. uruchomienie - z myślą o studentach studiów dziennych - drugiej zmiany w dziale księgowym spółki.

- Mogą oni, pracując u nas popołudniami, zdobyć doświadczenie zawodowe. Zaobserwowaliśmy, że najwyższą wydajność pracy osiągają w trzecim tygodniu od zatrudnienia, a następnie ta wydajność spada - wyjaśniła prezes.

To oznacza, że księgowania, które wykonują, nie są już dla nich tak atrakcyjne i świeże, gdyż następuje szybkie znudzenie wykonywaniem tych samych, prostych zadań. Potrzeba im wciąż nowych, bardziej ambitnych doświadczeń, które budują ich portfolio zawodowe.

- Ta potrzeba jest bardzo widoczna i jasno komunikowana pracodawcy. Pokolenie, które obecnie wchodzi na rynek, nie tylko pracuje z zachowaniem work-life balance, ale wyznacznikiem ich czasów staje się FOMO (fear of missing out), czyli uczucie strachu, że ominie ich coś ważnego - podsumowała.